Job Description

Terminology (istilah) Job Description tentu saja sudah sangat dikenal dalam perusahaan. Job Description merupakan salah satu ouput dari proses job analysis. Di Indonesia sendiri kata-kata Job (pekerjaan) diterjemahkan secara berbeda dengan memakai istilah "jabatan", yang dalam bahasa inggris seharusnya untuk istilah "position". Menurut wikipedia (http://en.wikipedia.org/wiki/Job_(role)), job merupakan aktifitas regular yang ditukar dengan pemberian gaji, artinya job terkait dengan kegiatan yang atas pelaksanaannya diberikan gaji atau upah. Menurut modul workshop MiT, Modular in Plant Training, yang disebut Job adalah kumpulan dari serangkaian tugas (task). Dalam beberapa literatur atau buku-buku HRM modern, seperti dalam Handbook of Human Resource Management Practicess (Michael Amstrong), instilah Job sudah digantikan dengan istilah Role (peran). Untuk mempermudah perbedaan Job (pekerjaan) dengan Position (Jabatan) dapat saya ilustrasikan sebagaimana diberikut ini : Satuan Pengamanan (Satpam) adalah pekerjaan (job), sedangkan Komandan Peleton (Danton), Komandan Kompi (Danki), atau Komandan Regu (Danru) adalah merupakan jabatan atau position. Setelah mengetahui perbedaan antara pekerjaan dengan jabatan, maka dalam tulisan ini untuk selanjutnya istilah pekerjaan dan jabatan tidak dibedakan dan mengacu pada istilah "job description (job desc.)". Sebagai output dari proses Job Analysis, tentu saja fungsi Job Desc sangat penting dalam sebuah perusahaan. Untuk lebih dalam memahami Job Desc., maka berikut ini adalah beberapa bagian dari bangunan Job Desc, yang tentu saja bersifat umum dan tidak mengacu pada satu aliran atau model tertentu (seperti Hay atau CRG), yang saya kutip dari tulisan Barry Cushway yang berjudul The Handbook of Model Job Descriptions :

• Identitas Pekerjaan/Jabatan (job identification), yang berisi diantaranya judul dari jabatan, department atau section atau divisi, tempat atau lokasi pekerjaan/jabatan;
• Reporting line atau jalur pertanggung jawaban, yaitu berisi kepada siapa pemegang jabatan (job holder) bertanggung jawab dalam perusahaan;
• Organization structure atau struktur organisasi, dimana hal ini sangat penting untuk memperjelas reporting line juga termasuk jabatan apa saja yang menjadi bawahan (subordinate) yang sangat berguna apabila digunakan sebagai informasi dalam proses review job analysis atau digunakan untuk memberikan value pada jabatan dalam proses job evaluation;
• Tujuan utama pekerjaan/jabatan (main purpose of the job), yang berisi alasan utama perusahaan mengapa jabatan tersebut dibuat atau dalam management lebih sering dikaitkan dengan "misi" atau mission sebuah pekerjaan/jabatan;
• Tanggung jawab Utama (principal accountabilities or responsibilities), yang berisi tanggung jawab utama apa saja yang diberikan pada pemegang jabatan;
• Kewenangan, yang berisi apa saja wewenang yang dimiliki pemegang jabatan untuk dapat menjalankan tanggung jawab yang diberikan;
• Statistic atau Dimensi (dimensions of the job), yang berisi berapa budget yang dimiliki oleh pemegang jabatan, sumber daya apa saja yang menjadi tanggung jawab pemegang jabatan, termasuk mesin, manusia, data, dll.;
• Nature/Scope, yang berisi alur dari pekerjaan misal berawal dari mana dan berakhir kemana sebuah pekerjaan, sampai dengan macam-macam problem yang dapat ditangai;
• Contact atau hubungan, yaitu siapa saja yang berhubungan dengan pemegang jabatan, baik dari internal perusahaan maupun eksternal perusahaan;
• Kondisi Kerja, berisi lingkungan kerja berikut segala resikonya bagi pemegang jabatan;
• Kompetensi, yaitu mulai dari ketrampilan, pengetahuan, pengalaman, pelatihan, pendidikan, sampai dengan karakter apa yang dipersyaratkan bagi pemegang jabatan;
• Tanda tangan dan Tanggal berlaku Job Desc. Hal ini maksudnya agar Job Desc. harus diketahui secara pasti oleh pemegang jabatan dan atasannya yang artinya apa yang dikerjakan oleh pemegang jabatan sudah jelas. Tentang tanggal job desc., dikamsudkan agar job desc. yang ada dalam perusahaan dapat dimonitor termonitor sekaligus dapat selalu di-review secara periodik.

Dari sekian isi Job Desc. diatas, maka yang sering kali tidak ditemui adalah tidak adanya tanda tangan dari pemegang jabatan serta atasan yang bersangkutan (atau manager-nya). Dalam praktek diperusahaan-perusahaan, seringkali dokumen job desc., malah hanya sebagai dokumen pelengkap saja untuk keperluan kelengkapan sertifikasi (ISO, audit customer, dll). Sehingga fungsi Job Desc tidak sebagaimana mestinya, dan pada akhirnya proses pembuatan maupun pengisian sampai format-nya pun menjadi tidak standardized. Terlampir contoh sebuah job desc. : http://www.ziddu.com/download/12511183/JobDescBrandManager.doc.html; 
http://www.ziddu.com/download/12511465/ContohJobDes.pdf.html,
Manfaat dari Job Desc akan secara spesific dipaparkan kemudian...