Key Performance Indicator (KPI)

KPI

Penggunaan KPI saat ini sudah menjadi keharusan dibanyak perusahaan dan menjadi sebuah kesadaran baru untuk mulai melakukan pengukuran terhadap perencanaan strategis yang sudah ditetapkan. Tetapi dalam prakteknya pemahaman tentang KPI sangat memprihatikan.

Dampak dari ketidak pahaman tentang KPI memnyebabkan tidak berfungsinya alat pengukuran ini untuk membantu management dalam melakukan monitoring, controlling dan evaluasi ketercapaian sasaran yang sudah ditetapkan. KPI tidak lebih hanya dianggap sebagai "trend" semata, mirip dengan trend-2 busana yang digandrungi para remaja putri.

FUNGSI KPI

Key Performance Indicator, adalah sebuah indikator yang menunjukkan  kinerja (performance) sebuah organisasi atau bagian dari organisasi termasuk kinerja seorang job holder. Fungsi dari KPI menjadi sebuah alat ukur (measure tool) yang tentu saja jenis atau bentuknya disesuaikan dengan "hal" yang diukur.

Sebagai contoh sederhana bentuk KPI adalah sebagai berikut :

• Hal yang akan diukur : Suhu Badan, maka alat ukur (KPI)-nya adalah Termometer
• Hal yang akan diukur : Berat Badan, maka alat ukur (KPI)-nya adalah Timbangan Badan

Contoh sederhana diatas menunjukan bagaimana jenis atau bentuk KPI sangat tergantung dari apa yang akan diukur, karena itu sangat penting sekali untuk menentukan terlebih dahulu "apa" atau "hal apa" yang akan diukur sebelum menentukan pengukuran atau alat ukur atau KPI-nya.

Dalam strategic management, maka yang menjadi subyek untuk diukur adalah strategy (korporat) atau dalam bentuk strategic objectives atau sasaran strategis (divisional, sbu, atau dept. level). Dalam Quality Management System (ISO), subyek yang akan diukur namanya adalah Quality Objectives atau sasaran mutu.

Bahkan salah satu ketidak mampuan ISO membawa perubahan dalam sebuah organisasi (menurut saya) adalah karena ketidak pahaman dalam penentuan mana yang menjadi SASARAN dan mana yang menjadi KPI berikut target-nya.

BEBERAPA JENIS KPI

Beberapa jenis KPI yang familiar atau biasa digunakan dalam dunia praktis adalah sebagai berikut :

• KPI EKSAK. KPI Eksak adalah KPI yang sangat dekat derajat kebenarannya dalam mengindikasikan kinerja dari Sasaran yang diukur. Dalam bahasa yang gampang, KPI Eksak adalah KPI yang paling bagus karena hampir pasti hasil valid alias dapat dipertanggung jawabkan. Kelemahan dari KPI eksak adalah selain karena memakan banyak waktu, juga memerlukan biaya yang cukup tinggi (walaupun tidak semua). Salah satu contoh jenis KPI eksak misalnya Sasaran-nya adalah Peningkatan Kepuasan Pelanggan maka KPISurvey Kepuasan Pelanggan.
• KPI PROKSI. KPI jenis ini banyak sekali digunakan karena selain simple, tidak memakan banyak waktu dan biaya tetapi derajad keberannya lebih rendah dari KPI Eksak. Agar KPI Proksi poweful, maka jangan hanya menggunakan satu KPI Proksi saja untuk mengukur sebuah sasaran, tetapi gunakan KPI Proksi yang lain sebagai pengukuran dalam perspektif yang lain. Contoh KPI Proksi adalah untuk mengukur sasaran "Meningkatkan Kepuasan Pelanggan", maka beberapa KPI Proksi-nya adalah "Jumlah Retain Customer, Jumlah Customer Complain, Jumlah Retur, dll"
• KPI AKTIFITAS. Nama-nya saja aktifitas, maka KPI ini hanya mengukur hal-2 dari  sebuah aktifitas atau kegiatan yang berdampak Sasaran, seperti waktu, jumlah, atau biayanya. Contoh KPI ini adalah : "Jumlah Kunjungan ke Customer, Jumlah Gathering, Jumlah Call, dll"
• Selain itu KPI juga dibedakan atas KPI Hasil (lagging) dan KPI Proses (leading). KPI Hasil adalah KPI yang mengukur hasil, seperti New Customer, Percentage Retain Customer, Competency Index, sedangkan KPI Proses adalah KPI yang lebih berorientasi dari proses, seperti #Visit to Customer, #Gathering, #Training Hour,  

TIPS :

Beberapa tips berikut cukup berguna untuk implementasi KPI :

1. Sesuaikan antara Sasaran dengan alat ukurnya (KPI)
2. Gunakan KPI secara seimbang dalam mengukur setiap Sasaran, yaitu KPI Hasil dan KPI Proses, sehingga setiap hasil yang berhasil dicapai akan dapat ditelusuri merupakan akibat dari sebuah proses yang dilakukan sebelumnya. Bila tidak dapat dilakukan (karena jenis Sasaran), maka minimal harus mengukur KPI Hasil;
3. Jumlah KPI jangan terlalu banyak dalam mengukur setiap. Perbandingan Jumlah Sasaran dengan Jumlah KPI adalah berkisar 1 : 1,5. Artinya bila terdapat 8 Sasaran, maka usahakan Jumlah keseluruhan KPI tidak lebih dari 12 KPI.

Dengan memahami Fungsi KPI sekaligus berbagai macam-nya, maka management akan mampu memfungsikan KPI secara optimal disesuaikan dengan Sasaran dan jenis KPI yang tepat untuk melakukan pengukuran.

Surabaya, 19 Nopember 2010