Job Evaluation part 2, Point System

Metode yang digunakan dalam Job Evaluation berikut merupakan Metode Analitis atau Kuantitatif, yang sering disebut dengan Point Ratings/Factors Assesment, dan untuk selanjutnya akan saya sebut dengan Point System (PS).

Metode PS sering digunakan oleh perusahaan perusahaan yang relatif maju management-nya karena  mengakomodir kebutuhan objectivitas dalam penyusunan kebijakan yang terkait dengan compensation atau remuneration policy. Dikatakan mengakomodir kebutuhan, karena system ini mampu memberikan value/nilai pada setiap jabatan/pekerjaan dalam organisasi dengan lebih obyektif, sesuai dengan beban setiap pekerjaan masing-masing, sehingga mengurangi perdebatan dalam penyusunan kebijakan tentang compensation.

Metode Point System ini berkembang pesat bahkan beberapa lembaga konsultan internasional seperti Hay, Mercer, Bipers, CRG telah mem-patentkan metode yang mereka kembangkan masing-masing dari Point System ini.

Berikut ini akan saya paparkan beberapa langkah dalam mengimplementasikan metode Point System ini, dengan harapan akan memudahkan dalam mempelajari dan mengimplementasikan berbagai metode job eva yang berasal dari pengembangan Point System :

1. Membentuk Team  Penilai Jabatan :
Team iini dibentuk oleh dewan direksi dan melaporkan hasil kerjanya pada dewan direksi.
Sebaiknya dalam pemilihan anggota team, jumlahnya dibuat ganjil, agar apabila tidak ada kata sepakat dalam perundingan, maka dapat diputuskan lewat voting. Seluruh anggota team harus diberikan pemahaman tentang Job Evaluation, termasuk salah satu tugas pokok-nya adalah dalam hal memilih compensable factors.

2. Pemilihan Compensable Factors
Langkah kedua ini sangat penting, yaitu memilih dan menyetujui Compensable Factors.
Apa itu Compensable Factors (CF's) ? CF's adalah faktor faktor yang nantinya akan mempengaruhi pemberian kompensasi. Mengapa bisa begitu, karena dari faktor faktor yang dipilih tersebut, maka value/nilai setiap jabatan akan didapatkan dan nantinya akan diperbandingkan dengan jabatan-jabatan yang lain dalam organisasi. Beberapa CF's yang sering digunakan diantaranya adalah :
- Pengetahuan dan Ketrampilan yang dipersyaratkan;
- Accountabilities, baik bersifat financial, material, jenis jabatan yang menjadi subordinate, dll
- Tingkat Kompleksitas Pekerjaan;
- Beban Fisik yang di-emban;
- Bahaya yang dihadapi pada lingkungan kerja
- dll.

3. Membuat Definisi dari Setiap Faktor yang di-Pilih
Defini dari setiap CF's harus dibuat dengan bahasa yang sederhana dan mudah dipahami sehingga meminimalisasi kesalah pahaman dari para anggota team. Definisi yang sudah dibuat dan disetujui menjadi acuan bagi seluruh anggota team.
Contoh Definisi adalah sbb :
Tanggung Jawab (Accountabilities) :
adalah derajat pertanggung jawaban dari pemegang jabatan/pekerjaan atas pelaksanaan pekerjaan sesuai dengan persyaratannya serta dengan mempertimbangkan munculnya resiko kerugian yang timbul akibat pelaksanaan pekerjaan yang tidak sesuai dengan prosedur-nya.

4. Menyusun Tingkatan atau Level pada Setiap CF's serta memberikan Definisi dan Point pada Tiap Level
Langkah selanjutnya adalah membuat tingkatan atau level pada setiap faktor sekaligus memberikan definisi serta point atau skor pada setiap levelnya.
Contoh sederhananya adalah sebagai berikut :
Faktor : TINGKAT PENDIDIKAN FORMAL
1. Pendidikan Formal SLTA, mampu menggunakan nalar serta melakukan perhitungan matematika serta memecahkan masalah secara sederhana (10 point)
2. Diploma 3, mampu menemukan masalah secara tekhnis dengan baik, mampu secara mandiri menyelesaikan permasalahan tekhnis, dan mampu bekerja dalam team untuk menganalisis permasalahan serta ikut serta dalam penyelesaian masalah  (point 20)
3. Pendidikan Formal Strata 1, mampu memecahkan masalah dengan lebih kompleks, mampu menguasai emosi dengan baik serta mampu membuat keputusan untuk hal-hal yang sudah ditentukan dan memahami SOP dengan baik (35 point)
4. Pendidikan Formal Strata 2, mampu menganalisis sebab-sebab timbulnya masalah serta mampu membuat action plan untuk menyelesaikan masalah, mampu membuat kebijakan sesuai dengan peran yang dikendaki serta mampu menyusun sebuah standard kerja secara mandiri  (point 50) 
Setelah itu, akan diberikan bobot pada masing-masing faktor. Bobot masing-masing faktor akan berbeda berdasarkan derajat kepentingan (degree of significance) dari setiap faktor bagi setiap jabatan dalam organisasi. Total bobot harus-lah 100%.
Contoh :
Faktor                                                  Point Min               Bobot (%)
- Skill dan Pendidikan                             75                         20 
- Resiko Phisik                                       50                         10
- Tanggung Jawab                                  75                         25
- Pengalaman                                          75                         25
- Pembuatan Keputusan                          75                         20

5. Melaksanakan Analisis Jabatan       
Analisis Jabatan dilakukan dengan lebih terarah atau fokus karena jelas tujuan serta Compensable Factors apa saja yang sudah dipilih dan disetujui untuk dilakukan analisis.

6. Pelaksanaan Evaluasi Jabatan           
Seteleh semua informasi diperoleh, yaitu berupa kumpulan Job Desc dari setiap Jabatan serta berbagai informasi tentang kondisi nyata setiap faktor dalam setiap jabatan. Setelah itu, akan dilakukan evaluasi jabatan oleh semua anggota team dan diberikan nilai/point/skor pada setiap jabatan.

7. Penyusunan Job Grading dari hasil Penilaian Jabatan.
Setelah didapat skor pada setiap jabatan, maka langkah selanjutnya adalah membuat pengelompokan atau grading pada setiap jabatan.
Hal yang penting dalam langkah ini adalah menentukan berapa jumlah grade atau kelas, biasanya disebut dengan Job Grade atau Job Class. Penentuannya bisa memakai jumlah grade yang lama atau menyusun/menentukan jumlah grade yang baru. Dalam setiap Grade, maka jabatan jabatan yang mempunyai point (range point) yang sama akan mempunyai grade (golongan) yang sama pula.
Contoh :
Job Class            Point
1                         50   - 100
2                         101 - 151 
3                         152 - 202
4                         203 - 253
5                         254 - 304

Surabaya, 23 Nop 2010